Si vous êtes à la recherche d’un emploi dans les comptes fournisseurs (AP), vous pouvez vous attendre à répondre à des questions sur votre expérience de travail avec les factures et les paiements, ainsi que sur votre connaissance de la comptabilité et des principes comptables. Dans ce guide, vous trouverez des conseils pour répondre aux questions d’entretien courantes spécifiques au rôle des comptes fournisseurs.

Qu’est-ce qui vous a donné envie de travailler dans les comptes fournisseurs ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre intérêt pour le poste. Ils veulent savoir ce qui vous a inspiré à poursuivre une carrière dans les comptes fournisseurs et comment cela cadre avec la mission de leur entreprise. Lorsque vous répondez, pensez à un moment précis qui vous a fait réaliser que vous vouliez travailler dans les comptes fournisseurs.

Exemple: « J’ai toujours été intéressé par la comptabilité, mais je ne savais pas qu’il y avait une opportunité pour moi jusqu’à ma dernière année de collège. Mon professeur nous a donné une mission où nous devions créer notre propre entreprise et suivre ses finances. J’ai choisi de démarrer une petite boulangerie et j’ai adoré chaque étape du processus. Après ce cours, j’ai su que je voulais travailler dans les comptes fournisseurs.

Comment suivre l’actualité de la finance ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous souhaitez en savoir plus sur le secteur de la comptabilité. Ils veulent savoir que vous poursuivez vos études et que vous vous tenez au courant des nouveaux développements en finance. Lorsque vous répondez, assurez-vous de mentionner quelques ressources que vous utilisez pour connaître les dernières nouvelles dans le domaine.

Exemple: « Je suis toujours à la recherche de moyens d’améliorer mes compétences en tant que comptable. Je suis abonné à plusieurs bulletins d’information qui fournissent des trucs et conseils aux comptables. J’ai également un abonnement à un magazine financier où je peux lire des articles rédigés par certains des plus grands esprits du monde comptable. Une autre ressource que j’utilise est les forums en ligne où je peux entrer en contact avec d’autres professionnels qui partagent leurs expériences. »

Quel genre d’éducation avez-vous?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez la formation et l’expérience qu’ils recherchent. Ils peuvent également vouloir savoir quel type de cheminement de carrière vous avez suivi jusqu’à présent. Lorsque vous répondez, soyez honnête au sujet de votre formation et de son rapport avec le travail. Si vous n’avez pas de diplôme en comptabilité, expliquez toute autre certification ou formation pertinente que vous possédez.

Exemple: « J’ai terminé mes études collégiales avec un baccalauréat en administration des affaires. J’ai suivi plusieurs cours de comptabilité tout au long de mon programme de premier cycle, ce qui m’a aidé à obtenir un stage dans un cabinet comptable local au cours de ma dernière année. Après avoir obtenu mon diplôme, j’y ai travaillé comme commis aux comptes fournisseurs pendant deux ans avant de changer d’entreprise.

Êtes-vous capable d’effectuer plusieurs tâches?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez gérer plusieurs tâches à la fois. Ils veulent savoir que vous êtes organisé et capable de prioriser votre travail. Dans votre réponse, expliquez comment vous maîtrisez votre travail tout en gérant d’autres responsabilités.

Exemple: « Je suis très doué pour le multitâche. J’ai de l’expérience dans un environnement de bureau occupé où il y avait beaucoup de choses en même temps. J’ai appris très tôt qu’il est important d’être organisé avec mon travail afin que je puisse garder une trace de ce qui doit être fait et quand. Je trouve qu’être organisé m’aide à mieux gérer mon temps et à terminer mon travail plus efficacement.

Parlez-moi d’une fois où vous avez dû collaborer avec d’autres.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre capacité à travailler avec les autres et à communiquer efficacement. Utilisez des exemples tirés d’expériences antérieures où vous avez dû collaborer avec d’autres employés ou services pour mener à bien une tâche ou un projet.

Exemple: « Dans mon rôle actuel, j’ai deux collègues qui m’aident à traiter les factures pour paiement. Nous examinons chacun à tour de rôle les documents avant de les soumettre pour approbation. Cela nous aide à nous assurer que nous examinons tous les mêmes informations lorsque nous prenons nos décisions concernant les factures à payer. Cela nous permet également de nous faire part de nos commentaires si nous remarquons quelque chose qui doit être résolu. »

Avez-vous une expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un type de logiciel spécifique, partagez ce que vous aimez à son sujet et comment il vous aide à accomplir des tâches plus efficacement. Si vous n’avez aucune expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, expliquez que vous êtes prêt à apprendre de nouveaux systèmes si vous êtes embauché pour le poste.

Exemple: « J’ai utilisé plusieurs types de logiciels de comptabilité dans mes rôles précédents, notamment QuickBooks en ligne et Freshbooks. Je trouve ces deux programmes très utiles lorsque je travaille sur les comptes fournisseurs, car ils me permettent de créer des rapports rapidement et facilement. Dans mon dernier rôle, j’avais également accès à un système ERP, qui était idéal pour suivre de grandes quantités de données. »

Selon vous, quelle est la partie la plus difficile du travail dans les comptes fournisseurs ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec les défis de travailler dans les comptes fournisseurs. Ils veulent savoir que vous pouvez gérer un environnement de travail difficile tout en restant productif. Dans votre réponse, expliquez ce que vous trouvez le plus difficile à travailler dans les comptes fournisseurs et comment vous le surmonteriez.

Exemple: « La partie la plus difficile du travail dans les comptes fournisseurs consiste à équilibrer le budget de l’entreprise. Je comprends que les budgets sont importants pour suivre les dépenses, mais ils rendent parfois difficile le paiement des fournisseurs à temps. Pour résoudre ce problème, j’utilise mes compétences en comptabilité pour aider à créer des budgets plus flexibles qui me permettent de payer les fournisseurs dans les 30 jours tout en respectant le budget global de l’entreprise.

Quels principes comptables utilisez-vous le plus souvent ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de connaissances en comptabilité et comment vous l’appliquez à votre travail. Utilisez des exemples tirés de votre expérience antérieure qui montrent votre capacité à utiliser les principes comptables, tels que l’exactitude, l’exhaustivité, l’actualité, la séparation des tâches et la documentation.

Exemple: « L’exactitude est l’un des principes les plus importants en comptabilité, car elle garantit que tous les documents financiers sont corrects. Je m’assure toujours que les membres de mon équipe de saisie de données ont une bonne compréhension de l’exactitude afin qu’ils entrent des informations exactes dans le système. Dans mon dernier rôle, j’ai également mis en place un système automatisé pour vérifier les transactions par rapport aux soldes des fournisseurs afin de nous assurer que nous n’avons pas surpayé ou sous-payé les fournisseurs. »

Comment traiteriez-vous les informations sensibles ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de la confidentialité. Ils veulent savoir que vous garderez les informations de leur entreprise privées et sécurisées. Utilisez votre réponse pour montrer que vous êtes digne de confiance et que vous avez un bon jugement.

Exemple: « Je suis très conscient de l’importance de protéger les informations confidentielles. Je ne partagerais jamais d’informations sensibles avec quiconque en dehors de mon service, même s’il le demandait. Si quelqu’un avait besoin d’accéder à un dossier, je ne lui donnerais que ce dont il a besoin pour faire son travail. Par exemple, si un employé demandait son chèque de paie, je lui fournirais ses heures travaillées et le montant dû. Cependant, je n’inclurais aucune donnée personnelle comme leur adresse ou leur numéro de sécurité sociale.

Décrivez un projet où vous avez dû améliorer un processus.

Les enquêteurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en résolution de problèmes. Ils veulent savoir comment vous les appliquez sur le lieu de travail et s’ils peuvent s’attendre à ce que vous amélioriez les processus au sein de leur entreprise. Dans votre réponse, expliquez une situation dans laquelle vous avez dû trouver des moyens de rationaliser ou d’automatiser un processus. Expliquez les mesures que vous avez prises pour apporter des améliorations.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’ai remarqué que nous passions trop de temps à saisir des données dans notre système. Nous devions saisir les informations de chaque facture dans plusieurs systèmes, ce qui prenait un temps précieux. J’ai donc commencé à chercher des solutions qui pourraient nous aider à résoudre ce problème. Après quelques recherches, j’ai trouvé un logiciel de comptabilité qui s’intègre directement à notre système actuel. Cela nous a permis de gagner du temps en éliminant les tâches redondantes.

Comment organisez-vous vos tâches quotidiennes ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez votre travail et organisez les informations. Votre réponse peut également révéler si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, qui est souvent utilisé pour gérer les tâches dans ce rôle. Si vous n’avez pas d’expérience avec un logiciel de comptabilité, envisagez de décrire un système que vous utilisez pour organiser vos tâches quotidiennes.

Exemple: « Je commence généralement ma journée en vérifiant les e-mails et les messages vocaux de mon superviseur ou de mes collègues. J’examine ensuite toutes les factures impayées qui doivent être payées. Après cela, je saisis toutes les données dans un logiciel de comptabilité afin de pouvoir suivre ce qui doit être fait. Je priorise les factures les plus urgentes et je les règle avant de passer à d’autres tâches.

Décrivez votre expérience avec les seuils d’immobilisations.

Les seuils d’immobilisations sont un terme de comptabilité financière qui fait référence au montant d’argent qu’une organisation peut dépenser en immobilisations avant de devoir les enregistrer en tant que dépense. Ceci est important car l’enregistrement correct des dépenses aide les organisations à respecter leur budget et à tenir des registres précis. Les intervieweurs peuvent poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec les seuils d’immobilisations et comment vous appliqueriez vos connaissances dans leur entreprise. Dans votre réponse, essayez d’expliquer ce que sont les seuils d’immobilisations et décrivez un moment où vous avez appliqué ce concept dans votre rôle précédent.

Exemple: « Les seuils d’immobilisations permettent aux entreprises de suivre le montant qu’elles dépensent en immobilisations. Si une entreprise dépense plus de 5 000 $ pour une immobilisation, elle doit l’enregistrer comme une dépense. J’ai travaillé avec plusieurs clients qui avaient besoin d’aide pour gérer leur seuil d’immobilisation. Par exemple, un client n’avait aucune idée du montant qu’il dépensait en fournitures de bureau chaque mois. En créant une feuille de calcul pour suivre nos achats, nous avons pu calculer avec précision nos dépenses mensuelles et nous assurer que nous respections notre budget. »

Pouvez-vous me parler d’une situation où vous avez dû résoudre un litige de facturation ?

Les enquêteurs posent cette question pour voir comment vous gérez les conflits et résolvez les problèmes. Ils veulent savoir que vous pouvez travailler avec les autres, communiquer efficacement et résoudre des problèmes. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, vos capacités de communication et votre capacité à collaborer avec les autres.

Exemple: « J’ai travaillé une fois pour une petite entreprise où le service de comptabilité n’était que moi. Un jour, j’ai reçu une facture d’un vendeur qui me semblait suspecte. Le vendeur a affirmé qu’il avait déjà livré le produit, mais nous ne l’avions pas encore payé. J’ai appelé le vendeur pour discuter davantage de la facture. Après avoir parlé avec eux, j’ai réalisé qu’il n’y avait aucune raison de s’inquiéter de la facture. Il s’avère que le chauffeur-livreur a accidentellement déposé le colis à un autre endroit. Nous avons payé la facture comme d’habitude.

Comment gérez-vous les tâches répétitives / monotones ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous gérez les tâches répétitives et si vous seriez en mesure d’effectuer des tâches comptables dans son entreprise. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence votre capacité à travailler avec la répétition, l’attention aux détails et les compétences en gestion du temps.

Exemple: « J’aime travailler avec des chiffres et effectuer des tâches répétitives, car cela m’aide à rester organisé et concentré sur mon travail. Je trouve que lorsque je fais une tâche pour la première fois, je fais très attention à l’exactitude, mais une fois que je l’ai fait plusieurs fois, je sais à quoi m’attendre et je peux me concentrer davantage sur d’autres aspects du travail comme s’assurer que tous les documents sont classés correctement.

Quel est votre niveau d’expérience avec Excel ?

Cette question est un excellent moyen de déterminer votre expérience avec les logiciels de comptabilité. Les intervieweurs posent cette question parce qu’ils veulent savoir si vous connaissez le programme Excel et ses fonctions. Lorsque vous répondez, soyez honnête quant à votre niveau d’expertise. Si vous n’avez aucune expérience avec Excel, expliquez que vous êtes prêt à apprendre.

Exemple: « Je travaille dans les comptes fournisseurs depuis trois ans maintenant, mais je n’ai commencé à utiliser Excel que l’année dernière. Bien que j’apprenne encore certaines des fonctionnalités les plus avancées, je suis à l’aise avec la plupart des fonctions du programme. Je trouve cela utile lors de la saisie de données dans le système, car cela me permet de suivre mon travail. »

Que feriez-vous si vous ne saviez pas comment résoudre un problème ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous abordez les défis et résolvez les problèmes. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre souci du détail et votre capacité à apprendre rapidement de nouvelles choses.

Exemple: « Si je ne savais pas comment résoudre un problème, j’essayais d’abord de trouver quelqu’un qui pourrait m’aider. Si personne d’autre dans mon département ne savait non plus comment le résoudre, je chercherais des ressources en ligne ou demanderais à d’autres départements s’ils avaient des conseils. Je parlais également avec mon superviseur de ce que je faisais afin qu’il puisse me donner plus de conseils. »

Comment rester calme lors de situations stressantes ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer la pression de travailler dans les comptes fournisseurs. Ils veulent des employés capables de rester calmes et concentrés pendant les périodes de pointe, afin de pouvoir terminer leur travail efficacement. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de mettre l’accent sur votre capacité à rester organisé et productif sous pression.

Exemple: « Je trouve que rester calme est l’une de mes plus grandes forces en matière de comptabilité. Je suis naturellement une personne très organisée, ce qui m’aide à garder une trace de toutes mes tâches. Dans des situations stressantes, je respire profondément et je me rappelle que j’ai tout ce dont j’ai besoin pour faire le travail. Cela m’aide à me concentrer sur ce que je fais plutôt que de m’inquiéter de la quantité de travail qu’il me reste.

Comment feriez-vous pour établir une relation avec les clients ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez les compétences interpersonnelles nécessaires pour travailler dans les comptes fournisseurs. Ils veulent quelqu’un qui peut communiquer clairement avec les clients et les garder heureux. Utilisez votre réponse pour montrer que vous savez comment bien travailler avec les autres. Expliquez quelques étapes que vous prendriez pour établir une relation avec les clients.

Exemple: « Je trouve important d’être amical et serviable lors de la communication avec les clients. J’essaie toujours de répondre aux e-mails dans les 24 heures, mais je réponds généralement beaucoup plus tôt que cela. Lorsque je réponds à des questions ou à des préoccupations, je suis clair et concis. Je m’assure également de les remercier pour leur travail et de leur offrir toute aide supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin. »

Que feriez-vous si un paiement était en retard ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous gérez les défis dans votre travail. Utilisez des exemples d’expériences passées pour montrer que vous avez un plan pour gérer les situations inattendues et que vous êtes prêt à prendre des initiatives en cas de besoin.

Exemple: « Si je remarquais qu’un paiement était en retard, je vérifiais d’abord avec mon directeur ou mon superviseur pour voir s’il avait des informations supplémentaires sur la raison pour laquelle il n’avait pas été reçu à temps. Sinon, je contacterais le client pour en savoir plus sur ce qui s’est passé. Dans cette situation, je m’assurerais également de faire un suivi avec le client après la conversation initiale pour m’assurer que tout a été résolu. »

Quelles stratégies utilisez-vous pour vous assurer que votre travail est précis ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre souci du détail et s’assurer que vous êtes en mesure d’assumer les responsabilités du poste. Votre réponse doit démontrer que vous avez une solide éthique de travail, que vous vous engagez à être précis et que vous pouvez respecter les délais.

Exemple: « J’utilise plusieurs stratégies pour m’assurer que mon travail est précis. Tout d’abord, je vérifie toujours les données avant de les entrer dans le système. Deuxièmement, je m’assure que tous les documents sont signés par le personnel autorisé. Troisièmement, je vérifie auprès de mon superviseur si je ne sais pas comment saisir des données ou traiter des paiements. Enfin, je révise régulièrement mon travail à la recherche d’erreurs.