Le commis aux comptes fournisseurs (A/P) est responsable de s’assurer que les factures d’une entreprise sont payées à temps. Ce poste est responsable du rapprochement des factures, de la tenue des dossiers des fournisseurs et de l’émission des paiements. Pour réussir dans ce rôle, vous devez avoir de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et une connaissance des procédures comptables.

Si vous êtes à la recherche d’un emploi de commis aux comptes fournisseurs, vous devrez probablement passer un entretien d’embauche. Passez en revue les questions et réponses suivantes pour vous aider à préparer votre entretien d’embauche.

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Connaissez-vous les différents types de factures et de bons de commande utilisés dans les comptes fournisseurs ?

Cette question est l’occasion de montrer votre connaissance du processus comptable et de son lien avec les comptes créditeurs. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant chaque type de facture ou de bon de commande que vous connaissez, y compris leur apparence et leur objectif.

Exemple: « Je connais très bien tous les types de factures et de bons de commande utilisés dans les comptes fournisseurs. J’ai travaillé avec des factures et des bons de commande émis par des fournisseurs et des clients pendant toute ma carrière en tant que commis aux comptes fournisseurs. Les factures des fournisseurs incluent une facture d’un fournisseur qui doit être payée dans les 30 jours. Les factures émises par les clients sont des demandes de paiement émanant des clients d’une entreprise. »

Quelles sont les qualités les plus importantes que doit posséder un commis aux comptes fournisseurs ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous possédez les compétences et les capacités nécessaires pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail, efficace et fiable. En répondant à cette question, énumérez les qualités qui sont importantes pour les commis aux comptes fournisseurs en général.

Exemple: « La qualité la plus importante pour un commis aux comptes fournisseurs est le souci du détail. Ce rôle nécessite beaucoup de précision lors de la saisie des données dans le système. Il est également important d’être très organisé afin de pouvoir suivre toutes vos tâches. Une autre qualité importante est l’efficacité car il y a beaucoup de travail à faire en tant que commis AP. Enfin, il est important d’être fiable puisque vous allez manipuler des informations sensibles.

Comment décririez-vous le rôle d’un commis aux comptes fournisseurs à quelqu’un qui n’a aucune connaissance préalable de la profession ?

Cette question est un excellent moyen de montrer à votre interlocuteur que vous comprenez les responsabilités d’un commis aux comptes fournisseurs et que vous pouvez les expliquer en termes simples. Profitez de cette occasion pour mettre en évidence certaines des compétences que vous possédez et qui font de vous un bon candidat pour le poste, telles que le souci du détail, les compétences en communication ou les capacités organisationnelles.

Exemple: « La principale responsabilité d’un commis aux comptes fournisseurs est de s’assurer que toutes les factures sont payées à temps. Cela implique d’examiner chaque facture pour s’assurer qu’elle a été correctement saisie dans le système, s’assurer que le montant correct a été calculé et s’assurer que la bonne personne a autorisé le paiement. Je serais également responsable de la saisie des retards de paiement dans le système afin qu’ils puissent être suivis. »

Quel est votre processus pour vérifier qu’un vendeur ou un fournisseur a fourni toutes les informations nécessaires et signé tous les contrats requis avant d’effectuer un paiement ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous appliquez votre attention aux détails et vos compétences organisationnelles pour vous assurer que les paiements ne sont effectués qu’après que toutes les informations nécessaires ont été vérifiées. Votre réponse doit montrer que vous disposez d’un système pour garantir l’exactitude de votre travail.

Exemple: « Je vérifie d’abord que le nom, l’adresse et les coordonnées du vendeur ou du fournisseur correspondent à ce qui se trouve dans le dossier. Ensuite, je vérifie que le numéro de facture, la date de livraison et le montant dû correspondent à ce qui a été convenu dans le contrat. Si l’une de ces informations ne correspond pas, je contacterai le vendeur ou le fournisseur pour confirmer qu’il a envoyé la bonne facture et lui demander de la renvoyer avec les informations correctes.

Fournissez un exemple d’une situation où vous avez dû négocier avec un vendeur ou un fournisseur pour obtenir un meilleur prix ou les meilleures conditions d’un contrat.

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences en négociation et votre capacité à travailler avec des fournisseurs. Lorsque vous répondez, il peut être utile de donner un exemple d’un moment où vous avez réussi à négocier de meilleures conditions ou de meilleurs prix sur les contrats.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de commis aux comptes fournisseurs, j’ai eu l’occasion de négocier avec plusieurs fournisseurs et vendeurs différents. Un fournisseur en particulier était constamment en retard dans ses paiements, ce qui a entraîné des retards dans notre traitement. Après avoir discuté avec eux du problème, ils ont accepté de nous payer dans les cinq jours suivant la réception du paiement de notre société au lieu de 30 jours. Cela a permis de réduire le montant d’argent que nous devions chaque mois.

Si vous faisiez une erreur qui amenait l’entreprise à surpayer un vendeur ou un fournisseur, comment procéderiez-vous pour rectifier la situation ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à vous approprier vos actions. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à accepter la responsabilité de vos erreurs, à en tirer des leçons et à faire amende honorable si nécessaire.

Exemple: « Si je faisais une erreur qui amenait l’entreprise à surpayer un vendeur ou un fournisseur, je contactais immédiatement mon superviseur pour lui faire savoir ce qui s’était passé. Ensuite, je travaillerais avec mon superviseur pour rectifier la situation le plus rapidement possible en contactant le vendeur ou le fournisseur pour demander un remboursement. Si l’entreprise avait déjà envoyé le paiement au vendeur ou au fournisseur, je demanderais à mon superviseur comment gérer au mieux la situation. »

Que feriez-vous si vous remarquiez une différence dans le montant d’argent dû à différents vendeurs ou fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous gérez les erreurs et les défis dans votre travail. Utilisez des exemples d’expériences passées pour montrer que vous êtes un résolveur de problèmes qui est prêt à prendre des initiatives en cas de besoin.

Exemple: « Si je remarquais une anomalie, je vérifiais d’abord avec mon superviseur ou mon gestionnaire pour voir s’ils l’avaient déjà remarquée. Sinon, je contacterais chaque vendeur ou fournisseur pour demander la différence. Parfois, les fournisseurs envoient des factures pour un montant supérieur à ce qui a été convenu, je devrais donc vérifier ces informations avant d’apporter des modifications. Dans mon dernier rôle, j’ai remarqué un écart entre deux fournisseurs, qui s’est avéré être une erreur de l’un de leurs côtés.

Dans quelle mesure réussissez-vous sous pression et quel est votre processus pour hiérarchiser plusieurs tâches lorsque vous avez un délai à respecter ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer votre capacité à travailler sous pression et la façon dont vous hiérarchisez les tâches. Votre réponse doit mettre en évidence votre capacité à respecter les délais, tout en montrant que vous pouvez gérer plusieurs tâches à la fois.

Exemple: « J’ai de l’expérience dans un environnement à haute pression où j’ai dû équilibrer plusieurs projets et respecter des délais serrés. Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la gestion du processus des comptes fournisseurs, y compris les paiements des fournisseurs, le traitement des factures et le rapprochement des comptes. Mon processus de hiérarchisation des tâches lorsqu’il y a une échéance consistait à identifier les tâches urgentes et celles qui pouvaient attendre plus tard. Ensuite, je me concentrerais sur l’accomplissement des tâches les plus importantes avant de passer aux tâches moins urgentes.

Avez-vous de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour saisir des données et traiter des paiements ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec un logiciel de comptabilité et la façon dont vous l’utilisez. Si vous avez déjà utilisé ce type de logiciel, partagez le type de logiciel que vous avez utilisé et décrivez un moment où vous avez dû apprendre un nouveau système.

Exemple: « Je travaille dans les comptes fournisseurs depuis cinq ans maintenant, et j’ai utilisé le même logiciel pendant tout ce temps. Cependant, il y a deux ans, nous sommes passés de notre ancien logiciel à un nouveau, ce qui m’a obligé à apprendre à utiliser le nouveau système. Il m’a fallu environ trois mois pour me familiariser avec le nouveau système, mais j’ai finalement appris toutes ses fonctions.

Quand recommanderiez-vous d’utiliser un virement bancaire plutôt qu’un chèque ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre connaissance des processus et procédures comptables. Utilisez des exemples tirés de votre expérience pour mettre en évidence votre compréhension des virements électroniques, des chèques et des autres méthodes de paiement.

Exemple: « Les virements bancaires sont une excellente option lorsque vous devez envoyer de l’argent rapidement ou s’il s’agit d’une somme importante. Je les ai utilisés dans mon rôle précédent pour les deux raisons. Par exemple, nous avions un employé qui quittait l’entreprise mais qui avait encore besoin de fonds pour les vacances accumulées. Nous avons pu utiliser un virement bancaire pour lui envoyer les fonds dont elle avait besoin sans avoir à attendre qu’un chèque soit traité.

Nous voulons améliorer nos délais de traitement des comptes fournisseurs. Quelles suggestions avez-vous pour nous aider à atteindre notre objectif ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler en équipe. Votre réponse doit inclure des mesures que vous pouvez prendre pour aider l’entreprise à atteindre ses objectifs, comme l’amélioration de la communication ou la rationalisation des processus.

Exemple: « Je suggérerais que nous commencions par créer un calendrier pour notre processus de comptes fournisseurs afin que chacun sache quand il doit soumettre ses factures et combien de temps il faudra pour qu’elles soient payées. De cette façon, s’il y a des retards dans le traitement des paiements, nous pouvons informer les fournisseurs des raisons pour lesquelles leur facture n’a pas encore été traitée. Je pense également qu’il est important d’avoir quelqu’un qui supervise le service des comptes fournisseurs afin qu’il puisse s’assurer que tous les employés suivent les procédures. »

Décrivez votre expérience de travail avec des vendeurs et des fournisseurs.

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience de travail avec des vendeurs et des fournisseurs externes. Ils veulent savoir si vous avez eu des expériences passées difficiles ou positives, ainsi que comment vous les avez gérées. Dans votre réponse, essayez d’être honnête à propos de vos expériences précédentes tout en soulignant les compétences que vous avez développées grâce à elles.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec quelques vendeurs et fournisseurs différents. Un de nos fournisseurs a été plusieurs fois en retard sur ses livraisons, ce qui nous a fait manquer de stock dans certains départements. J’ai parlé avec le fournisseur du problème et il a accepté de livrer les articles d’ici la fin de la journée. Cela m’a permis d’éviter d’avoir à renvoyer les employés chez eux plus tôt en raison d’un manque d’inventaire. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences que vous possédez et qui sont pertinentes pour ce rôle. Concentrez-vous sur la mise en évidence de vos compétences les plus importantes et expliquez pourquoi elles sont bénéfiques pour ce poste.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui fait de moi un excellent candidat pour ce poste. Je comprends l’importance de l’exactitude lors du traitement des factures, donc je revérifie toujours mon travail avant de le soumettre pour m’assurer que tout est exact. Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la gestion de plusieurs projets à la fois, je suis donc à l’aise avec la hiérarchisation des tâches et le respect des délais. »

Avec quels processus de comptes fournisseurs êtes-vous le plus à l’aise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les processus de comptes fournisseurs. Utilisez des exemples de votre emploi précédent pour mettre en évidence vos compétences et vos capacités dans ce rôle.

Exemple: « Je suis plus à l’aise avec la saisie des factures dans notre système, l’examen des relevés des fournisseurs pour l’exactitude et l’assurance que les fournisseurs reçoivent le paiement à temps. J’ai une grande attention aux détails, donc j’aime m’assurer que toutes les informations sont exactes avant de les envoyer à mon responsable pour examen. Dans mon dernier poste, j’étais chargé de vérifier les montants des factures, les dates, les descriptions et d’autres détails avant de les soumettre à mon responsable pour approbation. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus difficile de ce travail ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes conscient des défis qui accompagnent le travail dans les comptes fournisseurs. Ils veulent quelqu’un qui est prêt à relever un défi et qui possède les compétences nécessaires pour le surmonter. Dans votre réponse, expliquez ce que vous pensez être un défi dans ce travail et comment vous l’aborderiez.

Exemple: « L’aspect le plus difficile de ce travail consiste à s’assurer que tous les paiements sont correctement enregistrés. Je sais qu’il existe de nombreux types de paiements différents, donc j’étudie toujours mes connaissances en comptabilité pour en savoir plus à leur sujet. Cela m’aide à comprendre quel type de paiement utiliser pour chaque situation. Cela m’aide également à me souvenir de détails importants comme si un chèque doit ou non être signé par deux personnes.

Selon vous, à quelle fréquence les commis aux comptes fournisseurs devraient-ils mettre à jour leurs connaissances sur les tendances et les meilleures pratiques de l’industrie ?

Les employeurs veulent savoir que vous vous engagez à apprendre et à améliorer continuellement vos compétences. Votre réponse doit montrer à l’intervieweur que vous souhaitez en savoir plus sur les processus de comptes fournisseurs, les tendances de l’industrie et les meilleures pratiques. Vous pouvez utiliser cette opportunité pour partager toutes les certifications ou formations pertinentes que vous avez suivies dans le passé.

Exemple: « Je pense qu’il est important pour tous les professionnels de se tenir au courant des tendances actuelles et des meilleures pratiques. Je suis actuellement inscrit à un cours en ligne par le biais de mon collège communautaire local où j’apprends à gérer un logiciel d’automatisation AP. J’ai également assisté récemment à un séminaire organisé par le service financier de notre entreprise, où j’ai découvert les nouvelles mises à jour de notre système comptable. »

Il existe un nouveau format pour les factures que les vendeurs et les fournisseurs sont censés utiliser. Comment feriez-vous pour éduquer nos vendeurs et fournisseurs actuels sur le nouveau format ?

Cette question est un excellent moyen d’évaluer vos compétences en communication et votre capacité à travailler avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner que vous le feriez de manière positive et encourageante.

Exemple: « J’enverrais d’abord un e-mail expliquant le nouveau format et leur demandant s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant son utilisation. Je ferais ensuite un suivi avec un autre e-mail après deux semaines pour voir s’ils ont des questions supplémentaires ou s’ils ont besoin de plus de temps pour mettre en œuvre les modifications. S’il y a des fournisseurs qui n’ont toujours pas mis en œuvre le nouveau format avant la date limite, je les contacterais une dernière fois pour leur faire savoir que nous ne ferons plus affaire avec eux à moins qu’ils ne se conforment.